Tablas de Frecuencia

REPRESENTACION TABULAR

Es llevar los resultados a cuadros para facilitar su proceso y es llevar los cuadros a gráfico para hacer las primeras interpretaciones.
Cada pregunta lleva asociado un cuadro y una gráfica  y para relacionar una o más variables se pueden hacer un cruce de variable o tabla de contingencia.

La tabulación se hace dependiendo el tipo de variables

1. Tabulación para variables cualitativas


Se lleva la información o un cuadro así:
Significado de cada variable
n= Tamaño de la muestra
= Se llama variable de interés
= Se llama frecuencia absoluta. Es el número de veces que se repite cada opción de la variable de interés.
= Se llama frecuencia relativa, contiene el porcentaje de participación de cada una de las opciones de la variable de interés. Y se halla por la formula

2. Tabulación tipo II, frecuencial o en forma compuesta

Se utiliza para la variable discreta llevando la información en un cuadro a si
Significado de cada variable
n= Tamaño de la muestra
= variable de interés contiene los diferentes resultados de la variable discreta. Se coloca de menor a mayor. Y aunque este se repita se coloca una solo vez
= Frecuencia absoluta acumulada contiene el numero de veces que se repite la variable de interés desde la primera hasta la respectiva esto quiere decir que va acumulando la absoluta

= Frecuencia relativa acumulada. Lleva la frecuencia absoluta acumulada a porcentaje se puede hallar de dos formas
1) Utilizando la formula
2) Acumulando la frecuencia relativa

PIRÁMIDE DE POBLACION

Otra forma corriente de presentación visual de datos estadísticos es la llamada 

pirámide de población. 

Las pirámides de población se utilizan en la expresión de informaciones 

demográficas, económicas o sociales, y en ellas se clasifican comúnmente los 

datos de la población del grupo de muestra considerado en diferentes escalas 

de edad y diferenciada por sexo.

PICTOGRAMAS Y CARTOGRAMAS

Para aligerar la presentación de datos estadísticos, con frecuencia se recurre a 

imágenes pictóricas representativas del valor de las variables. Dos formas 

comunes de expresión gráfica de los datos son: 

•Los pictogramas, que muestran diagramas figurativos con figuras o 

motivos que aluden a la distribución estadística analizada (por ejemplo, 

una imagen antropomórfica para indicar tamaños, alturas u otros). 

•Los cartogramas, basados en mapas geográficos que utilizan distintas 

tramas, colores o intensidades para remarcar las diferencias entre los 

datos.

GRÁFICOS DE SECTORES

En los diagramas de sectores, también llamados circulares o de tarta, se 

muestra el valor de la frecuencia de la variable señalada como un sector 

circular dentro de un círculo completo. Por ello, resultan útiles particularmente 

para mostrar comparaciones entre datos, sobre todo en forma de frecuencias 

relativas de las variables expresadas en forma de porcentaje. 

POLÍGONOS DE FRECUENCIA

En las variables cuantitativas o en las cualitativas ordinales se pueden 

representar polígonos de frecuencia en lugar de histogramas. 

Para construir polígonos de frecuencias, se trazan las frecuencias absolutas o 

relativas de los valores de la variable en un sistema de ejes cartesianos y se 

unen los puntos resultantes mediante trazos rectos. Con ello se obtiene una 

forma de línea poligonal abierta. 

Los polígonos de frecuencias se utilizan preferentemente en la presentación de 

caracteres cuantitativos, y tienen especial interés cuando se indican 

frecuencias acumulativas. Se usan en la expresión de fenómenos que varían 

con el tiempo, como la densidad de población, el precio o la temperatura. 

Cuando se representa la frecuencia acumulativa, se denomina ojiva. 

HISTOGRAMA

En variables cuantitativas continuas, se emplea una variante de los diagramas 

de barra llamada histograma. 

En el eje de las abscisas de un histograma se representa la variable. En el eje 

de las ordenadas se representan las densidades de frecuencia. Las densidades 

de frecuencia son el cociente entre un tipo de frecuencia y la amplitud del 

intervalo que tengamos. 

DIAGRAMAS DE BARRAS

Los diagramas de barras se usan para representar gráficamente series

estadísticas de valores en un sistema de ejes cartesianos, de manera que en

las abscisas se indica el valor de la variable estadística y en las ordenadas se

señala su frecuencia absoluta.

Estos gráficos se usan en representación de caracteres cualitativos y

cuantitativos discretos. A veces útil representar una variable en dos situaciones distintas.

TIPO DE REPRESENTACIONES GRAFICAS

Cuando se muestran los datos estadísticos a través de representaciones 

gráficas, se ha de adaptar el contenido a la información visual que se pretende 

transmitir. Para ello, se barajan múltiples formas de representación: 

•Diagramas de barras: muestran los valores de las frecuencias 

absolutas sobre un sistema de ejes cartesianos, cuando la variable es 

discreta o cualitativa. 

•Histogramas: formas especiales de diagramas de barras para 

distribuciones cuantitativas continuas. 

•Polígonos de frecuencias: formados por líneas poligonales abiertas 

sobre un sistema de ejes cartesianos. 

•Gráficos de sectores: circulares o de tarta, dividen un círculo en 

porciones proporcionales según el valor de las frecuencias relativas. 

•Pictogramas: o representaciones visuales figurativas. En realidad son 

diagramas de barras en los que las barras se sustituyen con dibujos 

alusivos a la variable. 

•Cartogramas: expresiones gráficas a modo de mapa. 

•Pirámides de población: para clasificaciones de grupos de población 

por sexo y edad.

BLOQUE II REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE DATOS ESTADÍSTICOS

En los análisis estadísticos, es frecuente utilizar representaciones 

visuales complementarias de las tablas que resumen los datos de estudio. 

Con estas representaciones, adaptadas en cada caso a la finalidad 

informativa que se persigue, se transmiten los resultados de los análisis 

de forma rápida, directa y comprensible para un conjunto amplio de 

personas. 

CONCLUSIÓN

La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a cabo por medio

de entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de información logrando sus metas y objetivos.

El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a través de las herramientas antes mencionada.

La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operación desde el Presidente o el Jefe de Operaciones.

Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los casuales.

El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un consenso, siendo un canal de comunicación poco limitado, el analista debe determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las respuestas y formular el cuestionario.

La observación, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene una aceptación científica.

El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un resultado en una empresa.

El diccionario de datos, se aplica para la examinación de los diagramas de flujos de datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.

DICCIONARIO DE DATOS

Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis del flujo de datos. En sí mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de la investigación. El diccionario de datos proporciona información adicional sobre el sistema. Esta sección analiza que es un diccionario de datos, por qué se necesita en el análisis de flujo de datos y como desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo del sistema de contabilidad para describir los diccionarios de datos.

Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos.

Si los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros nombres se le conoce en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema deben ser capaces de encontrar las respuesta en un diccionario de datos desarrollado apropiadamente.

El diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el analista involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin embargo, como se verá más adelante, también el contenido del diccionario de datos se utiliza durante el diseño del sistema.

En informática, base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un sistema de información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos, puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos, programas, informes, sinónimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, así como sus ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de qué programas utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros informes. Por lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de información que describe.

Descripción de los Datos en el Diccionario

Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada articulo se identifica por un nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos que se permiten para éste en el sistema estudiado.

Nombre de los Datos

Para distinguir un dato de otro, los analista les asigna nombre significativos que se utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en forma significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de factura es más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce como ABCXXX.

Descripción de los Datos

Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la descripción para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o se recibió.

Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea no conoce nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o argot, todas las palabras deben se entendible para el lector

DIAGRAMA DE FLUJO

Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeños pueden agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.

¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?

Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.

Algunos aplicaciones comunes son:

Definición de Proyectos:

• Identificar oportunidades de cambios en el proceso.
• Desarrollar estimados de costos de mala calidad.
• Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.
• Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del equipo.
• Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para reducir las resistencias futura al cambio.

Identificación de las causas principales:

• Desarrollar planes para reunir datos.
• Generar teorías sobre las causas principales.
• Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar las causas principales.
• Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.

Diseño de soluciones:

• Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.
• Identificar las organizaciones que será afectadas por los cambios propuesto.

Aplicaciones de soluciones:

• Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.
• Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el proceso.

Control (retener las Ganancias):

• Revisar y establecer controles y monotorías al proceso.
• Auditar el proceso periódicamente para asegurar que están siguiendo los nuevos procedimientos.
• Entrenar a nuevos empleados.

LA OBSERVACIÓN

Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, psicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace.

"¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma.

Tipos de Observación

El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el análisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.

Preparación para la observación

1. Determinar y definir aquella que va a observarse.
2. Estimular el tiempo necesario de observación.
3. Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.
4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.

Conducción de la observación

1. Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación.
2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.
3. Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas.
4. Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.
5. Observar las reglas de cortesía y seguridad.

CUESTIONARIO

Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.

Recabación de datos mediante cuestionarios

Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamento, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a los que responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas mas honesta ( y menos respuestas prehechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos más confiable.

Selección de formas para cuestionarios

El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.

Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.

Cuestionario Abierto

Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un medio.

El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí mismas.

Cuestionario Cerrado

El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los aspectos importantes.

LA ENTREVISTA

Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.

Dentro de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.

Preparación de la Entrevista

1. Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
3. Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
5. Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).

TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS

Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.

BLOQUE I RECOLECCIÓN DE DATOS

INTRODUCCIÓN

La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

Todas estos instrumentos se aplicará en un momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya antes nombradas.